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Equipo de Coordinación Institucional

Descripción

Desde el año 2012 a la fecha, el Departamento de Fortalecimiento Institucional (DFI) de la Subsecretaría de Educación Superior (ex División de Educación Superior) del Ministerio de Educación (MINEDUC), ha asignado recursos a las universidades, ya sea por instrumentos concursables o por asignación directa en base a criterios establecidos, para ejecutar iniciativas que permitan fortalecer y potenciar el desarrollo de áreas estratégicas en la educación superior.

Una vez asignados estos recursos, la Universidad debe suscribir un Convenio con el MINEDUC, donde se establecen las condiciones de ejecución del Proyecto, conocido como UCO, para el cumplimiento de los objetivos, hitos e indicadores de desempeño comprometidos, a través del buen uso de los recursos públicos, con los estándares de calidad y los principios de competencia y transparencia requeridos por el MINEDUC.

Los Convenios establecen que el monitoreo de la ejecución del Proyecto estará a cargo del DFI, pero además señalan que la Universidad debe contar con un equipo responsable de monitorear la implementación del Proyecto, cuya organización deberá ser apropiada para asegurar el éxito de su ejecución.

En este contexto, la Universidad de Concepción estableció un Equipo de Coordinación Institucional de Proyectos, que es parte de la Unidad de Planificación Institucional y Proyectos (UPIP) de la Dirección de Desarrollo Estratégico, como la instancia encargada de establecer criterios comunes para gestionar y coordinar proyectos, y de estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos, sincronizando necesidades, objetivos y lineamientos institucionales.

Propósitos

Integrar los procesos de gestión de proyectos, facilitando el seguimiento de la vida del Proyecto, desde su formulación hasta el cierre del mismo.
Monitorear y gestionar los proyectos apoyados en metodologías para los procesos repetibles, gestión del conocimiento y desarrollo de habilidades y competencias en los equipos que permita hacer un trabajo más eficiente y entregar mejores resultados.
Entregar mayor visibilidad del estado de los proyectos de la organización, lo que permitirá tomar acciones correctivas y priorizar, minimizando los riesgos de fracaso.
Planificar y coordinar el uso de los recursos humanos necesarios para administrar el conjunto de proyectos.
Permitir la implementación de mejores prácticas de gestión, aprovechando la información y conocimientos generados en los proyectos.

Funciones

Apoyar en la definición y formulación de proyectos con objetivos institucionales declarados en el PEI vigente, para minimizar riesgos diversos.
Establecer estándares de calidad para la gestión de proyectos.
Implementar indicadores de gestión de proyectos.
Definir los procesos de monitoreo y gestión de proyectos en la organización, de tal forma que se establezca un marco de trabajo común para todos los proyectos.
Documentar los procesos y metodologías de gestión de proyectos.
Supervisar la aplicación de los procesos de gestión de proyectos definidos, aplicando la mejora continua para ir adaptando y mejorando estos a lo largo del tiempo.
Actuar como capacitadora en estos temas para mejorar el rendimiento de los equipos de ejecución de los proyectos.
Apoyar la gestión administrativa – financiera de los proyectos.
Generar reportes a los diferentes niveles de la organización.